Daňová evidence – vzor, Excel, kdo vede daňovou evidenci?

Daňová evidence slouží podnikatelům k evidování majetku, závazků, příjmů a výdajů. Jejím prostřednictvím dokládají úřadům svou ekonomickou situaci a také díky ní spočítají, kolik zaplatí na dani z příjmu. Co je daňová evidence? Kdo vede daňovou evidenci? Existuje vzor pro daňovou evidenci? Jak na daňovou evidenci v excelu?

Daňová evidence svým způsobem navazuje na jednoduché účetnictví, které bylo v České republice zrušeno v roce 2004.

V praxi se může stát, že někteří lidé chybně označují daňovou evidenci jako „jednoduché účetnictví“. Od roku 2016 sice bylo opět českými účetními předpisy jednoduché účetnictví zavedeno, avšak pouze pro neziskové subjekty – na základě jejich dobrovolného rozhodnutí a současně pokud splní zákonem o účetnictví předepsaná kritéria.

Co je daňová evidence?

Daňová evidence je způsob vedení účetnictví. Jedná se o výrazně zjednodušenou formu, která byla dříve označována jako jednoduché účetnictví. Slouží ke stanovení základu daně a následně pro výpočet daně z příjmů fyzických osob. Daňová evidence je v podstatě velmi zjednodušenou a zredukovanou formou účetnictví. O účetnictví v pravém slova smyslu se však nejedná.

Prostřednictvím daňové evidence se finančnímu úřadu prokazuje, že daňové příjmy a výdaje podnikatele uvedené v daňovém přiznání odpovídají skutečnosti. Proto je potřeba se držet některých podmínek, které vyplývají ze zákona o dani z příjmů.

Ze zákona musí daňová evidence evidovat tyto údaje:

• příjmy a výdaje
• majetek a závazky

Daňovou evidenci příjmů a výdajů upravuje § 7b zákona č. 586/1992 Sb. o daních z příjmu.

Příjmy a výdaje v daňové evidenci

Evidence příjmů a výdajů musí být členěna tak, aby z ní mohl podnikatel popřípadě kontrola z finančního úřadu vypočítat základ daně z příjmu.

Evidenci si může každý podnikatel podle vlastní potřeby dále rozšířit a přizpůsobit. Zvlášť lze sledovat příjmy a výdaje na běžném účtu a od ostatních položek lze například oddělit peněžní tok v pokladně a podobně.

Daňová evidence pro plátce DPH musí navíc vyhovět zákonu o dani z přidané hodnoty – do evidence je třeba přidat sloupce uskutečněných a přijatých plnění podle tohoto zákona – 5 % DPH, 19 % DPH a osvobozeno od DPH.

TIP: Každý daňový poplatník má právo uplatnit tzv. slevu na poplatníka. Vše podstatné je o ní shrnuto v tomto článku.

Značení nebo číslování jednotlivých dokladů je na libovůli každého jedince. Doporučuje se však, aby si každý podnikatel zvolil takový systém, ve kterém by se dokázal bez větších obtíží kdykoliv zorientovat. Ke každé položce zanesené v daňové evidenci by měl být tento podnikatel zároveň schopen dohledat potřebný doklad.

Příjmy i výdaje lze do daňové evidence zanášet klidně i hromadně a přeházeně. V podstatě je jedno, jestli příjmy z června zanese podnikatel do evidence v srpnu nebo září. Příjem z června musí vždy nést skutečné červnové datum, i když byl do evidence přidán v září.

Evidence majetku a závazků v daňové evidenci

Zákon o daních z příjmu opět neobsahuje přesný popis a formu evidence majetku a závazků. Je zcela na podnikateli, jak bude jeho daňová evidence vypadat.

Je potřeba dbát zvláštních právních předpisů o účetnictví, aby došlo ke správnému obsahovému vymezení složek majetku. Daňovou evidenci je třeba vést o těchto složkách:

• evidence závazků – evidence peněžních nebo nepeněžních částek, které podnikatel dluží jinému subjektu
• evidence pohledávek –  jakýkoliv dluh, který podnikateli dluží jiný subjekt
• evidence majetku – jedná se o evidenci rozlišující dlouhodobý a drobný majetek

Drobný majetek představuje hmotný majetek, jehož doba použitelnosti převyšuje 1 rok a jeho cena není vyšší než 40 000 korun. Evidence drobného majetku opět není povinná.

Dlouhodobý majetek tvoří takový majetek, který se opotřebovává postupně. Rozděluje se na:

• hmotný – cena je vyšší než 40 000 korun
• nehmotný – se vstupní cenou vyšší než 60 000 korun

Evidenční karta dlouhodobého majetku se podobá evidenční kartě majetku drobného, s tím rozdílem, že obsahuje navíc údaje o odpisové skupině majetku, způsobu odpisování, odpisové sazbě, rocích odpisů, výši odpisů a zůstatkové ceně.

Daňová evidence – inventarizace a archivace

Inventarizace je činnost, při níž podnikatel zjišťuje skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a závazků a ověřuje, zda zjištěný stav odpovídá stavu zachyceném v daňové evidenci. Každá osoba, která vede daňovou evidenci, je povinna provádět inventarizaci minimálně jednou ročně.

Daňová evidence stanovuje povinnost provádět archivaci dokladů. Poplatník je povinen uschovávat daňovou evidenci včetně dokladů po všechna zdaňovací období, po která neskončila lhůta pro vyměření daně stanovená zákonem o daních z příjmů. V případě daňové ztráty je třeba daňovou evidenci uchovávat i déle než 10 let.

Kdo vede daňovou evidenci?

Daňová evidence je určena pro všechny podnikající fyzické osoby, které nejsou účetní jednotkou, nevedou tedy podvojné účetnictví a výdaje nevykazují paušálně, tedy procentem z příjmů.

Daňovou evidenci vedou osoby, které splňují tyto podmínky:

• jejich obrat nepřekročil za minulý kalendářní rok 25 mil. korun
• nejsou účastníkem sdružení
• nejsou zapsány v obchodním rejstříku

Daňovou evidenci tedy mohou bez problémů vést všichni drobní podnikatelé – fyzické osoby, které nejsou zapsané v obchodním rejstříku, s ročním obratem pod 25 mil. korun.

Vedení daňové evidence pro tyto osoby však není podmínkou. Jestliže z nějakého důvodu raději zvolí podvojné účetnictví, neporušují tím žádná pravidla nebo dokonce zákony.

Kdo vede podvojné účetnictví?

Daňovou evidenci nevedou ty osoby, které jsou takzvanou účetní jednotkou – osobou vedoucí podvojné účetnictví. To se týká následujících osob:

• právnické osoby, které mají sídlo na území České republiky
• fyzické osoby, které jsou jako podnikatelé zapsáni v obchodním rejstříku
• fyzické osoby, jejichž obrat přesáhl v předchozím kalendářním roce částku 25 mil. Kč
• fyzické osoby, které vedou podvojné účetnictví dobrovolně

Účetnictví je určeno zejména pro akciové společnosti či společnosti s ručením omezeným. Ten, kdo se stane účetní jednotkou ve smyslu Zákona o účetnictví č. 563/91 Sb., musí vést účetnictví.

TIP: Pokud je OSVČ vedena pouze v živnostenském rejstříku, může se nechat zapsat i do obchodního rejstříku.

Daňová evidence – vzor

Vzor daňové evidence prakticky neexistuje. Zákonem je určeno pouze co má daňová evidence obsahovat a co má být z daňové evidence patrné. Zákon dál nespecifikuje formu a podobu daňové evidence.

Každý podnikatel, který si daňovou evidenci zvolí, tak má poměrně dost možností, jakým způsobem ji vést. Není nutné následovat konkrétní vzor daňové evidence. Pokud má podnikatel zájem, najde různé vzory daňové evidence na internetu. Vzory daňové evidence lze stáhnout zdarma.

Pro vedení daňové evidence může podnikatel využít Excel nebo jiný tabulkový procesor, ručně vedený deník, a nebo specializovaný počítačový software. Velmi užitečný je výpočet dph excel.

Praktičnost systému záleží především na objemu evidovaných dokladů. Důležité je, aby podnikatel zvolil takový systém, ve kterém se dokáže bez větších obtíží kdykoliv zorientovat.

Účetní deník – vzor

Účetní deník neboli peněžní deník patří nedílně k daňové evidenci. Do účetního deníku zapisuje podnikatel veškeré příjmy a výdaje související s podnikáním.

Peněžní deník může vést na papíře nebo elektronicky. Vzor účetního deníku není přesně daný. Jako inspiraci lze najít vzory účetních deníků na internetu.

Peněžní deník – co má obsahovat

Do peněžního deníku je třeba zapisovat záznamy o jednotlivých transakcích. Vždy je potřeba uvést tyto údaje:

• datum transkace
• číslo dokladu
• popis transakce
• označení, zda jde o příjem či výdaj
• označení, jestli jde o daňový nebo nedaňový příjem či výdaj
• výši dané transakce

Jednotlivé záznamy peněžního deníku může podnikatel rozvést a upřesnit detailněji.

Daňová evidence – OSVČ

Pokud osobě samostatně výdělečně činné nevzniká povinnost vedení účetnictví, ani účetnictví nevede na základě dobrovolného rozhodnutí, může zvolit pro zachycení své podnikatelské činnosti daňovou evidenci OSVČ.

Dílčí základ daně pro OSVČ vedoucí daňovou evidenci není tvořen pouze rozdílem daňových příjmů a daňových výdajů, nýbrž je ovlivněn i úpravami základu daně.

Zásadní úpravy dílčího základu daně jsou vyvolány například změnou uplatňování skutečných a procentních výdajů mezi jednotlivými zdaňovacími obdobími, přechodem z účetnictví do daňové evidence a naopak, ukončením nebo přerušením živnosti, úmrtím podnikatele a dalšími.

Daňovou evidenci OSVČ vede často v případě, že se zabývá nákupem a prodejem zboží. Výdaje jsou vyšší než procentem a paušální daň je jen do obratu milion Kč. 

Ve většině ostatních činností je pro OSVČ výhodnější uplatňovat výdaje procentem z příjmů. Pokud je OSVČ bez živnosti může se vyplatit paušální daň.  

TIP: Každý začínající podnikatel by měl vymyslet název firmy, který bude nezaměnitelný s existujícími názvy. Dnes je trendem podnikat na internetu a k tomu je potřeba také založit vlastní web a provést registrace domény.

Je dobré, když se doména shoduje s názvem firmy. V případě potřeby lze vybrat také z aktuální nabídky volných domén.

Podnikatel může založit web také na vlastní pěst, užitečný je redakční systém WordPress. WordPress hosting je široce dostupný a šablony pro WordPress práci do velké míry usnadní.

Daňová evidence a DPH

Registrace k DPH je dobrovolná do miliónové výše ročního obratu, po překročení tohoto limitu se již stává povinnou. Plátce DPH si může vést daňovou evidenci nebo také uplatňovat paušální výdaje.

Rozdíl ve vedení daňové evidence pro plátce a neplátce DPH spočívá především v odlišném vedení příjmů a výdajů.

Daňová evidence pro plátce DPH

Jaká je daňová evidence pro plátce DPH? Plátce DPH, musíte evidovat údaje, které jsou nezbytné k přiznání DPH. 

Do daňové evidence pro plátce DPH tedy bude zaznamenán všechen podnikatelský majetek, který ovlivňuje základ daně z příjmů. Je to majetek podnikání, který ke svému podnikání plátce DPH potřebuje a využívá. Dále sem patří finanční zdroje, které plátce DPH pro své podnikání načerpal.

Plátci DPH se pak musí řídit zákonem o dani z přidané hodnoty. Ten stanovuje, že doklady, které se přidané hodnoty týkají, je nutné archivovat po dobu minimálně 10 let od konce zdaňovacího období. Po celou dobu doklady byly musí být neporušené a čitelné.

Pro plátce DPH daňová evidence znamená, že by měl vést také evidenci k DPH. V případě, kdy knihy pohledávek a závazků neobsahují také nepřímé daně, je dobré si vytvořit knihu i pro sledování těchto daní. Vhodné je vést také evidenci karet časového rozlišení či zákonných rezerv.

Daňová evidence pro neplátce DPH

Daňová evidence slouží ke stanovení výše základu daně z příjmů. Neplátci DPH stačí pouhé vedení daňové evidence, není potřeba vést pomocnou evidenci k DPH.

Nejjednodušší a nejrychlejší způsob, jak zajistit daňovou evidenci pro neplátce DPH, je použít tabulku. Nejčastěji se používá tabulky Excel, Calc nebo obdobnou jiná tabulku, kterou máme neplátce DPH ve svém počítači.

Daňová evidence – Excel, příklady

Zákon neříká, v jakém nástroji máte daňovou evidenci vést. Začínající podnikatelé typicky volí Microsoft Excel, který je dostupný a jsou v něm zvyklí pracovat.

Daňová evidence v excelu by měla splňovat tyto standardy:

• každá transakce se píše na nový řádek
• pro každý účetní rok se zakládá samostatný soubor
• píše se vždy na jeden list
• pro výpočet celkových příjmů a výdajů si nastavuje vzorec, který sečte všechny položky v sloupci
• pro výpočet daňového základu se nastavuje vzorec, který odečte kolonku celkové výdaje od kolonky celkové příjmy

Neplátci DPH si pro účely evidence příjmů a výdajů vystačí s jednoduchou Excelovou tabulkou, která může vypadat například takto:

Datum	Doklad	Popis	Příjmy daňové	Příjmy nedaňové	Výdaje daňové	Výdaje nedaňové
1. 2. 2022	BU1	Úhrada faktury vystavené	2 500 Kč
15. 2. 2022	BU2	Vklad na účet		25 000 Kč
5. 3. 2022	BU3	Poplatky bance			150 Kč
9. 3. 2022	FP1	Kancelářská výbava			400 Kč
14. 3. 2022	BU4	Platba kartou, osobní spotřeba				500 Kč
Celkem			2 500 Kč	25 000 Kč	550 Kč	500 Kč
Daňový základ					1 950 Kč

Daňová evidence pro plátce DPH musí navíc obsahovat sloupce pro přijaté a placené DPH. V excelu je možný i výpočet DPH. Tabulka pak bude vypadat následovně:

Datum	Doklad	Popis	Příjmy daňové	Příjmy nedaňové	Přijaté DPH	Výdaje daňové	Výdaje nedaňové	Placené DPH
1. 2. 2022
15. 2. 2022
5. 3. 2022
9. 3. 2022
Celkem
Daňový základ

Kromě daňové evidence v Excelu lze daňovou evidenci vést ve specializovaném účetním programu. Jeho výhoda spočívá v tom, že například kontroluje správnost údajů nebo jednoduše vygeneruje podklady k daňovému přiznání.

Účetní software navíc kromě daňové evidence obsahuje další užitečné funkce jako například skladové hospodářství, adresář nebo knihu jízd. Takto funguje například ekonomický systém Money S3 pro živnostníky a malé firmy, který všechny zmíněné funkce obsahuje.

Daňová evidence zdarma

Existuje celá řada online nástrojů k vedení daňové evidence. Záleží na podnikateli, jestli využije dražší a pohodlnější fakturační program s mnoha funkcemi anebo se spokojí s tabulkovým editorem, který však klade větší důraz na systematičnost. Daňová evidence zdarma může být například při práci s Excelem.

Nejčastěji využívané nástroje pro vedení daňové evidence:

• iÚčto – online nástroj, který je pro drobné podnikatele zdarma (do 100 dokladů)
• Fakturoid – online nástroj, který vyhotoví všechny faktury, eviduje a rozlišuje daňově uznatelné a neuznatelné výdaje, drobní podnikatelé mohou využívat free verzi, která je omezena 5 dodavateli/odběrateli
• Účtovna – webová aplikace ke zpracování daňové evidence, která umožňuje neomezené využívání zdarma
• Idoklad -v základní verzi funguje daňová evidence zdarma do 5 kontaktů, po dobu 60 dní si lze vyzkoušet i placené funkce, aplikace je dostupná i pro mobilní telefony

Online nástroje pro vedení daňové evidence přináší jednoduchý způsob, jak si vést daňovou evidenci zdarma a usnadnit si papírování.