Jak odstranit chaos v podnikových financích v 5 krocích

„Kde jsou peníze?“ je jednou z nejčastějších otázek mezi podnikateli. Zdá se, že nedávno obdrželi platbu od velkého klienta nebo dokonce překročili měsíční plán prodeje. Ale když začali počítat, se náhodně ukázalo, že peníze nejsou. Otevřeli tabulky, vyndali zápisníky s poznámkami, zkoušeli najít šeky a účtenky, prohlédli chaty s klienty… Ale pořád peníze nejsou.

Možná je čas zavolat Sherlocku Holmesovi a zahájit vyšetřování? To je možnost. Lepší je ale udělat pořádek ve financích a nastavit systémové účetnictví. Jak začít a jaké první kroky musíte udělat, pokud je v obchodních penězích chaos, prozradíme v tomto článku.

Jak to jde s vašimi obchodními financemi: test

Nabízíme vám test s 12 otázkami. Pomůže určit, co nyní převládá v penězích vašeho podnikání: chaos nebo pořádek.

Přečtěte si níže uvedená tvrzení. Za každé ano si dejte 1 bod. Za každé ne – 0 bodů.

Začněme:

1. Vím přesně (nebo mohu zjistit do 1 minuty), kolik peněz je momentálně na každém účtu, e-peněžence, kartě, v pokladně společnosti.
2. Vím přesně (nebo mohu zjistit do 1 minuty), kolik peněz jsem tento měsíc přijal a kolik utratil.
3. Vím přesně (nebo mohu zjistit do 1 minuty), kolik společnost dluží dodavatelům a subdodavatelům.
4. Vím přesně (nebo mohu zjistit do 1 minuty), kdo mi dluží a kolik, v jakém časovém horizontu dluh zaplatí.
5. Finanční informace nedržím v hlavě, ihned je zadávám do účetního systému (tabulky, programu).
6. Mohu uvidět strukturu příjmů a výdajů v různých směrech, projektech nebo kategoriích zboží/produktů/služeb.
7. Neutrácím za osobní nákupy peníze z účtu, bankovní karty, pokladny mého podnikání.
8. Společnost vede manažerské výkaznictví: P&L – výkaz zisků a ztrát, CashFlow – výkaz peněžních toků, Rozvaha.
9. Existuje Platební kalendář, kde plánujeme budoucí příjmy a odpisy.
10. Vím, kolik společnost plánuje vydělat příští měsíc a příští čtvrtletí.
11. Znám bod vyrovnanosti svého podnikání.
12. Před převzetím dividend analyzuji výkazy (P&L, CashFlow, Platební kalendář), aby se společnost nedostala do hotovostní mezery, když vezmu peníze z obchodu.

Pokud jste získali 9 až 12 bodů, vaše obchodní peníze jsou pod kontrolou. To je skvělý výsledek🚀

6 až 8 bodů — máte co zlepšovat. Přečtěte si celý tento článek a přidejte do svého seznamu úkolů, co dalšího je potřeba udělat, abyste do svého podnikání přinesli finanční pořádek.

Méně než 6 bodů – nerozčilujte se. Teď víte, jaké mezery jsou ve vašem finančním účetnictví a s čím musíte pracovat.

Co můžete v blízké budoucnosti udělat pro to, abyste dali své obchodní peníze do pořádku? Zde je 5 jednoduchých kroků.

Krok 1. Přeberte si finance podniku

Než delegujete úkol vést finanční účetnictví, stojí za to pochopit základy samostatně. Například:

• Jaké jsou prvky gramotného účtování obchodních peněz;
• Jaké jsou hlavní finanční ukazatele a jak je číst;
• Co znamenají výkazy P&L, CashFlow a Balance, proč jsou potřebné a jak analyzovat data v těchto výkazech;
• Jaký je rozdíl mezi akruálním a hotovostním účtováním příjmů a výdajů, jak je uplatnit ve svém podnikání;
• Jak plánovat příjmy a výdaje alespoň měsíc dopředu.

Nač to potřebujete, když můžete okamžitě přilákat finančního ředitele? Jakmile porozumíte svým financím, budete schopni:

✔ Delegovat účetnictví na finančníka, abyste později rozuměli zprávám a snadno kontrolovali přesnost všech údajů.
✔ Správně nastavit finanční účetnictví a činit manažerská rozhodnutí na základě čísel.
✔ Plánovat rozvoj svého podnikání na základě skutečných dat, nikoli na základě situace.

Krok 2. Převezměte kontrolu nad svým peněžním tokem

Jak účtujete příjmy a odepsání peněz ve vašem podnikání? Podnikatelé většinou nemají čas vše zaznamenat tady a teď. Čas si vyhradí jednou týdně nebo i méně. Vytahují si poznámky, účtenky, šeky a snaží si vzpomenout na každou platbu. V důsledku toho se určitě něco ztratí nebo zapomene.

Jeden z našich uživatelů se podělil o svou zkušenost, že před implementací Finmap se snažil denně zaznamenávat příjmy a výdaje. Ale i tak nebylo vždy možné si každou platbu zapamatovat, protože za celý den se toho stane hodně. Zvláště často byly ztraceny malé výdaje. Za měsíc a tím více za rok však takové ztráty dosahují značné částky.

Dá se tomu vyhnout, ale také netrávit hodiny času zapisováním každé koruny?

Ano, pokud zavedete účetní systém. Například v online službě finančního účetnictví pro firmy Finmap se můžete integrovat se svými bankovními účty a kartami* a všechny transakce budou automaticky zaznamenávány do služby.

Díky takové kontrole peněžních toků:

✔ nepřijdete o platby;

✔vždy můžete vidět, kolik peněz bylo přijato a kolik bylo utraceno dnes, včera nebo před měsícem;

✔ budete vědět, kolik je nyní na účtech, kartách a v pokladně.

Krok 3. Začněte vést řádné záznamy o zisku

Dne 31. prosince Filip Blažek, majitel ateliéru pro šití pracovních oděvů „Oranžová vesta“, uviděl, že na účtu společnosti zbývá 5 000 $. Dotázal účetní, zda již v prosinci zaplatili všechny daně, mzdy a další povinné výdaje. Účetní potvrdil, že nejsou žádné dluhy, lze klidně jít do nového roku. Pak Filip Blažek 5 000 $ požádal, aby mu převedl zbývajících 5 000 $ a šel si nakoupit dárky.

Pak 4. ledna jeden ze zákazníku odmítl šití pracovního oděvu a požádal o vrácení zálohy, kterou nechal v prosinci. Pronajímatel také zaslal fakturu na zaplacení nájemného. Avšak „Oranžová vesta“ již neměla peníze.

Častou chybou podnikatelů je považovat za zisk vše, co na konci měsíce zůstane na účtech a v pokladně firmy. A v důsledku toho, po odebrání tohoto zůstatku, dostanete se do mezery v hotovosti (situace, kdy podnik dočasně nemá peníze na zaplacení povinných plateb).

Chcete-li se této chybě vyhnout:

1. Zvládněte metodu připsání

Jedná se o způsob účtování financí, kdy se všechny transakce zaevidují tak, jak k nim došlo, a nikoli v době platby, a vztahují se k vykazovanému období, kdy byla transakce provedena.

To znamená, že výnos (peníze zaplacené podniku klientem) vzniká v době splnění závazků, nikoli při přijetí peněz. Například společnost „Oranžová vesta“ obdržela zálohu od klienta v prosinci. Zakázku ale ateliér mělo dokončit v lednu. To znamená, že zálohu jako příjem bylo možné zohlednit až v lednu, kdy byl splněn závazek vůči zákazníkovi.

2. Zaveďte platební kalendář

A sledujte budoucí platby. Kdyby si například Filip Blažek vedl takový kalendář, viděl by, že 4. ledna bude muset zaplatit nájemné. A nechal částku potřebnou k platbě.

Ale ve skutečnosti platební kalendář pomáhá nejen vědět o budoucích výdajích. Probereme to podrobněji.

Krok 4. Implementujte finanční plánování

Souhlasíte, je skvělé vědět, kolik musí firma utratit v příštím měsíci nebo čtvrtletí a kolik vydělat. Právě s tím vám pomůže platební kalendář.

Tady můžete plánovat budoucí výdaje. Například nájemné, daně, platy, předplatné služeb, které využíváte k práci, splácení půjček. Stejně tak i budoucí příjmy. Například měsíční platby od zákazníků, platby pohledávek, atd.

Takže budete schopni:

✔ Předem vědět, jaké budete mít výdaje, a předem pro ně odložit peníze.

✔ Plánovat příjmy podniku do budoucna.

✔ Předem vědět o riziku mezery v hotovosti. Pokud v platebním kalendáři vidíte, že výše plánovaných výdajů převyšuje výši příjmů, je to alarmový signál. Ale je dobře, že teď máte rezervu času na nápravu situace. Například přeplánovat některé výdaje, požádat o odklad, pokusit se přilákat více zákazníků nebo prodat stávajícím navíc.

Například uživatelé Finmap mohou při zadávání údajů o příjmech a výdajích uvést svá data v budoucnosti. V důsledku toho se tyto platby zobrazí v platebním kalendáři jako naplánované. A pokud hrozí mezera v hotovosti, sama služba na to upozorní. Například zde vidíme, že od 3. ledna do 5. ledna bude společnost v cash gapu, dokud ji nepokryje příjem 6. ledna.

Krok 5. Zapojte zaměstnance do účetnictví

Toto vám nejen ušetří čas, ale také pomůže vést přesné záznamy. Například jeden z uživatelů Finmap, majitel stavební firmy, vyprávěl, že otevřeli možnost zadávat údaje o příjmech a výdajích pro své stavbyvedoucí, vedoucí nákupu, ale i řidiče, který často jezdil pro materiál do stavebních obchodů.

Díky tomuto rozhodnutí:

✔ Majitel a jeho partneři si ušetřili alespoň pár hodin týdně. Ostatně, jinak by museli sbírat účty, šeky a účtenky od desítek zaměstnanců, aby vše zaplatili sami.

✔ Společnost přestala ztrácet peníze (v průměru 2 000 € měsíčně). Dříve například často byla situace, že zaměstnanec ztratil šek. V důsledku toho nebylo možné klientovi prokázat náklady na nákup materiálu a společnost si tyto náklady hradila sama. Po implementaci Finmap začali zaměstnanci okamžitě hradit veškeré výdaje. A i když později nějakou účtenku ztratili, výdaje byly zaznamenány a účtenku bylo možné snadně obnovit.

Zároveň si ve Finmap můžete vybrat, které informace může zaměstnanec přidávat, které informace lze pouze prohlížet a které informace budou skryté. Tímto způsobem zachováte důvěrnost účetní závěrky.

Závěr

Použijte tento check-list a naplánujte si na nadcházející dny, co je třeba udělat pro finanční pořádek ve vaší firmě:

• Vraťte se znovu k testu a označte, na které otázky jste odpověděli „ne“. Přemýšlejte si, co můžete udělat, aby vaše odpověď byla ano.
• Vypořádejte si s podnikovými financí. Najděte například vhodnou knihu, blog nebo kurz.
• Začněte sledovat peněžní toky.
• Zvládněte metodu připsání.
• Implementujte platební kalendář pro plánování budoucích obchodních příjmů a výdajů.
  Delegujte zadávání platebních údajů svým zaměstnancům.

Nikdy není pozdě zavést systematické finanční účetnictví a dát do pořádku obchodní peníze. Nezáleží na tom, zda teprve plánujete založit vlastní podnikání nebo jste na trhu již několik let. A online peněžní účetní služba Finmap pro podnikání vám pomůže vést obchodní finanční záznamy online, kontrolovat všechny příjmy a výdaje, analyzovat obchodní situaci a vidět všechna data na jednom místě ve formě srozumitelných grafů a tabulek.

Zjistěte více o funkcích Finmap na stránce: https://cutt.ly/5Om37k7