Jak vypadá úspěšná konference? Účastníci na ní vydrží až do konce

Zorganizovat akci pro větší počet účastníků není vůbec jednoduché. A konference, to je událost nejvyššího kalibru. Co musí pořadatel udělat, aby jeho konference byla úspěšná?

Pokud pořadatel chce, aby jeho akce byla úspěšná, musí vžít do role hosta a představit si, že by měl vydržet až do konce.

Uspokojit účastníky je nelehký úkol. Je nutné je zaujmout perfektně vyladěným programem a spoustou dalších věcí. Jinak se budou zabývat vším možným, jen ne informacemi z úst přednášejících. Jak docílit toho, aby v době přednášek neřešili firemní agendu, nesurfovali na mobilu a neopouštěli prostory hned po obědě?

Podle odborníků může zvýšit pozitivní vnímání akce kombinace technických vychytávek, vhodně zvoleného místa a kvalitního doprovodného programu. Údajně až o třetinu, což rozhodně není zanedbatelná cifra. Konkrétně se může jednat o netradiční jídelníček či kratší přednášky a delší panelové diskuze. Naprosto zásadní však zůstává obsah a kvalitní péče o účastníky.

To, že konference vypadá dobře na papíře, ještě neznamená, že dopadne dle původního očekávání. Na seznamu řečníků mohou být známá jména a odborníci, ani ti nejsou stoprocentní garancí úspěchu. Často jsou to totiž méně známí a o to zajímavější přednášející, kteří umí zaujmout publikum. Proto je vhodné kombinovat osobnosti s novými tvářemi.

Ještě důležitější je ovšem zmíněný servis pro účastníky. Ten jde ruku v ruce s místem konání. Ať už se pořadatel rozhodl pro pořádání konference v Praze či jinde, zvolení reprezentativních a dobře vybavených prostor s odpovídající kapacitou je velmi důležité.

A nesmí se zapomenout na špičkový catering, protože bez dobrého občerstvení a pití u účastníků nikdo nedokáže pořádně zabodovat.