Vedení účetnictví – jak vést účetnictví, jak na zpracování účetnictví

Vedení a zpracování účetnictví se týká všech subjektů, kteří podnikají. Zjednodušeně řečeno jde o evidenci příjmů a výdajů, což může na první pohled znít prostě, ovšem realita je jiná. Účetnictví je náročný proces, na nejž je třeba se řádně připravit. Na co všechno si dát pozor? Jak vést účetnictví správně?

Ani v dnešní digitální době není výjimkou, když si rodina vede domácí účetní knihu se sloupečky všech výdajů za bydlení, elektřinu, vodné a stočné, za ostatní energie, jídlo, ošacení, zábavu, a jiné.

Účetnictví si ve vlastní formě více či méně vede každý, komu není lhostejný stav domácího rozpočtu. Při pohledu na stav bankovního účtu je v přehledu přesně vyznačeno, jak vysoké byly za uvedenou časovou jednotku příjmy a výdaje a zda je stav konta v plusových či mínusových sférách.

V případě podnikatelů už jde o povinnost, kterou nelze obejít. Vést účetnictví musejí všechny právnické osoby i fyzické osoby zapsané v obchodním rejstříku (OR).

Účetnictví jsou v kostce informace o stavu a pohybu majetku, aktiv, závazků, dluhů, pasiv, nákladů, výnosů a výsledků hospodaření. Vedení účetnictví zahrnuje řadu úkonů, z nichž je jedním i vystavování faktur. To může být časově náročný úkol, který lze zjednodušit použitím fakturačního programu.

Kdo má povinnost vést účetnictví

Účetní povinnost se vztahuje na každého podnikatele neboli účetní jednotku. Detailně je seznam rozepsán v Zákoně o účetnictví ze dne 12. prosince 1991, č. 563/1991 Sb.

Účetními jednotkami dle zákona jsou:

a) právnické osoby, které mají sídlo na území České republiky,

b) zahraniční právnické osoby a zahraniční jednotky, které jsou podle právního řádu, podle kterého jsou založeny nebo zřízeny, účetní jednotkou nebo jsou povinny vést účetnictví, pokud na území České republiky podnikají nebo provozují jinou činnost podle zvláštních právních předpisů,

c) organizační složky státu,

d) fyzické osoby, které jsou jako podnikatelé zapsány v obchodním rejstříku,

e) ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli, pokud jejich obrat podle zákona o dani z přidané hodnoty, včetně plnění osvobozených od této daně, jež nejsou součástí obratu, v rámci jejich podnikatelské činnosti přesáhl za bezprostředně předcházející kalendářní rok částku 25 000 000 Kč, a to od prvního dne kalendářního roku,

f) ostatní fyzické osoby, které vedou účetnictví na základě svého rozhodnutí,

g) ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli a jsou společníky sdruženými ve společnosti, pokud alespoň jeden ze společníků sdružených v této společnosti je osobou uvedenou v písmenech a) až f) nebo h) až l),

h) ostatní fyzické osoby, kterým povinnost vedení účetnictví ukládá zvláštní právní předpis,

i) svěřenské fondy podle občanského zákoníku,

j) fondy obhospodařované penzijní společností podle zákona upravujícího doplňkové penzijní spoření,

k) investiční fondy bez právní osobnosti podle zákona upravujícího investiční společnosti a investiční fondy, nebo

l) ty, kterým povinnost sestavení účetní závěrky stanoví zvláštní právní předpis nebo které jsou účetní jednotkou podle zvláštního právního předpisu.

Ustanovení písmen d) až h) se použijí i pro zahraniční fyzické osoby.

V případě založení tzv. odštěpného závodu, musí vést podnikatel pro odštěpný závod samostatné účetnictví nezávislé na mateřské firmě.

Povinnost vést účetnictví pro fyzické osoby

Na fyzické osoby (FO) se tato povinnost vztahuje, pokud jsou jako podnikatelé zapsané v OR, pokud jejich obrat za loňský rok přesáhl 25 mil. Kč, pokud vedou účetnictví na základě svého rozhodnutí, jsou-li podnikateli a společníky sdruženými ve společnosti a pokud jim povinnost vedení účetnictví ukládá zvláštní právní předpis.

Jak vést účetnictví OSVČ

Fyzické osoby si mohou vybrat, zda-li povedou klasické podvojné účetnictví, daňovou evidenci nebo zvolí paušální výdaje. Zatímco účetnictví je komlexní složitý proces, daňová evidence už je jednodušší variantou (známé tako jako jednoduché účetnictví).

Na začátek je dobré vysvětlit jednotlivé pojmy:

• účetnictví – je určeno zejména pro akciové společnosti či společnosti s ručením omezeným
• daňová evidence – pouze pro OSVČ
• evidence příjmů a pohledávek (= uplatňování paušálních výdajů)
• paušální daň (od roku 2021)

Rozdíly mezi jednotlivými pojmy jsou vysvětleny následovně.

Daňová evidence pro OSVČ

Pro osoby samostatně výdělečné činné (OSVČ), které nemají zaměstnance, případně jsou malými firmami jen s několika pracovníky, se vyplatí zvolit si daňovou evidenci. Fyzické osoby zde vedou evidenci příjmů a výdajů, a majetků a závazků.

TIP: V případě, že živnostník plánuje přerušit svoje podnikání, je třeba podat žádost o přerušení živnosti.

Tento způsob vedení účetnictví zvládne OSVČ buď svépomocí, nebo se může obrátit na externí účetní. Při obratu do 1 mil. Kč opadá povinnost evidence DPH a není třeba investovat ani do ekonomického softwaru.

Drobní podnikatelé mohou využít mzdového účetnictví online volně ke stažení, případně si vytvoří excelovou tabulku, či zakoupí tištěný peněžní deník.

Paušální výdaje

Pro spoustu podnikatelů stačí pouze evidence příjmů a pohledávek. Mají roční příjmy do 2 milionů korun a uplatňují výdaje vypočítané procentem z příjmů, lidově řečeno paušální výdaje.

Výše takového paušálu je v zákoně o daních z příjmů č. 586/1992 Sb. rozdělena dle druhu obchodní činnosti:

a) 80 % z příjmů ze zemědělské výroby, lesního a vodního hospodářství a z příjmů z živnostenského podnikání řemeslného; nejvýše lze však uplatnit výdaje do částky 1 600 000 Kč

b) 60 % z příjmů ze živnostenského podnikání; nejvýše do 1 200 000 Kč

c) 30 % z příjmů z nájmu majetku; nejvýše do 600 000 Kč

d) 40 % z jiných příjmů ze samostatné činnosti, nejvýše do 800 000 Kč

Paušální daň

Nově lze od roku 2021 uplatňovat také paušální daň, která výrazně snižuje administrativu. Její částka je v roce 2022 pevně stanovená na 5 994 Kč měsíčně a zahrnuje: 

• zdravotní pojištění ve výši 2 627 Kč
• sociální pojištění 3 267 Kč
• daň z příjmů v symbolické částce 100 Kč

K této dani se mohou přihlásit podnikatelé s ročním obratem do 1 milionu Kč, kteří zároveň nejsou plátci DPH. Nejsou dlužníky a nemají příjmy ze závislé činnosti s výjimkou příjmů z DPP (do 10 000 Kč). Přesnou definici a podmínky stanoví Zákon o paušální dani č. 540/2020 Sb.

Výhodná je pro živnostníky, kteří odvádějí vysokou daň z příjmu. Naopak nevyplatí se pro ty, kteří uplatňují slevu na manžela či manželku a mají daňové zvýhodnění na děti.

TIP: Každý plátce daně z příjmu může uplatnit tzv. slevu na poplatníka. Nový daňový balíček schválený v lednu 2021 přinesl změny týkající se úpravy slevy na poplatníka, zrušení superhrubé mzdy, a také změny v oblasti odpisu hmotného majetku.

Vedení účetnictví externě

Pro mnoho podnikatelů je vedení účetnictví doslova španělskou vesnicí. Vyznat se v zákonných literách, neustálých aktualizacích a výhodách či slevách, je často nadlidský úkol. Ani časově nejde o zanedbatelnou investici.

Proto se velká většina z nich svěřuje do rukou externím účetním firmám. Ty jsou na základě zkušeností v oboru a profesních znalostí schopny vést účetnictví profesionálně a spolehlivě.

Velkými výhodami jsou úspora za vlastní účetní a drahé účetní softwary. Veškerá starost o účetnictví, daňové a mzdové agendy připadá do odpovědnosti najaté účetní firmy.

Účetní firmy Praha – hlavní město disponuje širokou škálou účetních společností, na něž se lze obrátit. Po navázání spolupráce je potřeba předat externím účtárnám prostřednictvím předávací listiny veškerou personální a mzdovou agendu, podklady k vedení účetnictví a údaje k daňovému přiznání.

Pro zastupování na úřadech je nutný také přístup do datové schránky a notářsky ověřená plná moc.